Что такое инвойс и как его оплатить

В современных реалиях логистики правильное понимание и быстрая оплата инвойса – это 50% успеха всей сделки. Неправильно указанные Инкотермс, ошибки в реквизитах или неверный выбор платежного агента могут привести к тому, что ваш платеж просто «зависнет» в банке-корреспонденте. Чтобы ваша логистическая цепочка не прерывалась, читайте наш гайд. 

Invoice – это международный счет на оплату товара или услуг. В России мы привыкли к связке «счет + товарная накладная + акт», а в международной торговле их всех заменяет один инвойс. Это главный документ, в котором продавец пишет покупателю «Я отправил тебе ЭТО в таком-то количестве, по такой-то цене, а перевести деньги нужно СЮДА».

Если говорить о том, что такое инвойс совсем простым языком, то это паспорт сделки, который требуют:

• банки, чтобы подтвердить, что вы не просто переводите деньги за границу, а покупаете конкретный товар;

• таможня, чтобы понять, что именно едет в контейнере, и рассчитать налоги (пошлины);

• бухгалтерия, чтобы поставить товар на баланс компании.

Составляет его сам продавец в произвольной форме на государственном языке той страны, в которую отправляют товар. Документ необходим при ввозе/вывозе, валютном контроле и оформлении финансовых сделок.

Чем инвойс отличается от других документов?

Инвойс часто путают со счетом на оплату и счетом-фактурой, но между ними есть существенная разница:

1. Инвойс формируется, когда покупателю поступает предложение о сделке.

2. Счет-фактура выставляется по итогам сделки.

3. В счете на оплату прописывается итоговая сумма для покупателя без подробного перечня условий сделки.

В бизнесе используются два основных инвойса – коммерческий и проформа. В чем между ними разница?

Назначение: Основание для внесения предоплаты, бронирования товара или получения импортной лицензии.

Статус: Не является документом бухгалтерского учета, необязательный.

Проформа-инвойс – это предварительный счет, содержащий информацию о виде товара, его цене и характеристиках.  Однако при необходимости данные можно изменить, так как договор на этом этапе еще не подписан и коммерческий инвойс не выставлен. То есть по факту он нужен, чтобы предоставить покупателю всю информацию о предстоящей сделке.

Назначение: Прохождение таможни, подтверждение валютного перевода в банке, постановка товара на баланс.

Статус: Имеет полную юридическую силу, обязательный.

Коммерческий инвойс при покупке – это основной расчетный документ, который оформляется в момент отгрузки. В нем указывают полную информацию о сделке и выставляют уже после оказания услуги.

Важно отметить, что один такой инвойс оформляют на один платежный документ. На следующую партию вам понадобится новый.

Документ используют для расчета таможенных пошлин и налогов, оценки стоимости товара, а также учета доходов и расходов.

Дополнительно можно выделить еще несколько категорий инвойса:

Уплата инвойса проводится только один раз через:

• банковскую карту, например, на сайте селлера;

• наличный расчет, если такой вариант разрешен;

• платежного агента переводом – компании или ИП проводят транзакцию через третьи страны;

• прямой банковский перевод, если партнеры принимают деньги из российских банков;

• свой счет за границей.

В роли плательщика могут выступить покупатель или третье лицо, например, платежный агент. Для этого требуется:

1. Обеспечить достаточное количество валюты на расчетном счете.

Учитывайте, что в условиях санкций приоритетными остаются «мягкие» валюты – юани, дирхамы, тенге. Платежи в долларах и евро практически недоступны, так как часто блокируются банками-корреспондентами в США и ЕС.

2. Создать платежное поручение + заполнить заявление на перевод.

Заполнить данные получателя нужно строго по инвойсу. Указать в назначении платежа номер инвойса, дату и краткое описание на английском, а также ввести пятизначный код валютной операции. Обычно это все можно сделать в мобильном приложении банка.

3. Отправить платежное поручение на исполнение в банк.

Если прямую оплату провести невозможно, то нужно найти компанию-посредника. Только готовность принять ее должна быть подтверждена продавцом и описана в договоре.

4. Получить подтверждение.

После списания средств банк выдаст вам SWIFT MT103 – подтверждение перевода. Этот файл следует отправить поставщику в качестве доказательства.

Дадим еще несколько полезных советов о том, как правильно оплатить инвойс:

• Проверяйте, нет ли вашего товара в санкционных списках.

• Используйте счет в той валюте, в которой выставлен инвойс.

• Покупайте валюту на бирже через брокерский счет или напрямую внутри банковского приложения по курсу, который максимальной близок к биржевому.

• Учитывайте размер комиссии.

• Соблюдайте сроки уплаты, оговоренные с поставщиком, чтобы избежать просрочки.

• Сохраняйте все документы для отчетности.

Единого формата оформления инвойса не существует. Главное, чтобы в нем были указаны:

• данные покупателя, его страны;

• дата оформления;

• данные продавца;

• информация о товарах и услугах + их подробное описание, объем, цена;

• условия, реквизиты и дата оплаты.

Российский шаблон может выглядеть следующим образом:

В конце обязательно ставится синяя круглая печать или квалифицированная электронная подпись (КЭП).

В других странах документы могут отличаться:

• Китайские инвойсы выделяются своей лаконичностью. В них практически всегда указываются HS Code и страна происхождения, ставится красная круглая печать – чоп. Стоимость товаров прописывается в юанях или в долларах.

• Японцы славятся своей педантичностью, поэтому прописывают в инвойсах каждую деталь, включая маркировку коробок (Shipping Marks). Ставят традиционную печать или печать компании. Четко разделяют вес с упаковкой и объем в кубических метрах. А еще объединяют инвойс с упаковочным листом.

Важно помнить, что инвойс – это не просто счет, а фундамент вашей международной сделки. От того, насколько корректно он составлен, зависит, увидит ли поставщик свои деньги и пропустит ли таможня ваш груз.

Обратиться за квалифицированной помощью по подготовке документов для таможни можно в компанию TLGroup. Мы знаем обо всех сложностях и нюансах растаможки груза в России, подробно рассказываем, как оплатить инвойс в Китай или в Японию и берем на себя всю ответственность за перевозку груза.